Tes documents administratifs : lesquels préparer et comment les garder

Il y a un moment que presque tout étudiant congolais connaît : une inscription, un concours ou une offre d’emploi arrive, le dossier est à déposer rapidement, et tu passes des journées entières à courir après des papiers que tu aurais pu préparer des mois plus tôt.

Ce n’est pas une question de chance. C’est une question d’avoir constitué son dossier à froid.

Les documents qui reviennent tout le temps

Selon ton parcours, la liste varie, mais ceux-là reviennent presque à chaque fois :

• une pièce d’identité en cours de validité ;
• l’acte de naissance ;
• les bulletins et relevés de notes de ton parcours scolaire ;
• le diplôme ou le document qui atteste de ton dernier niveau obtenu ;
• les attestations de fréquentation, de réussite ou d’inscription délivrées par ton établissement ;
• les attestations de stage, de formation ou de travail, quand tu en as ;
• des photos d’identité récentes ;
• selon la démarche, un certificat médical, un document de résidence ou une attestation d’une autorité locale.

Ce que je ne vais pas te dire, et pourquoi

Tu voudrais que je te donne les frais, les pièces exactes et les délais de chaque démarche. Je ne le ferai pas, et méfie-toi de tout article qui le fait.

Les frais, les pièces exigées et les délais ne sont pas les mêmes d’une commune à l’autre, d’une province à l’autre, d’un établissement à l’autre, et ils changent d’une année à l’autre. Un chiffre lu quelque part et recopié te donnerait une fausse assurance, et tu te déplacerais avec un dossier incomplet.

La bonne méthode est toujours la même : va te renseigner directement au service concerné, ou fais-toi accompagner par quelqu’un qui vient de faire exactement la même démarche récemment. Pour tout ce qui touche à ta scolarité, le secrétariat de ton établissement est ton premier interlocuteur, et c’est lui qui sait ce qui est demandé cette année.

Quand tu te renseignes, pose les questions dans cet ordre et note les réponses dans ton cahier :

• Quelle est la liste complète des pièces à fournir ?
• Faut-il des originaux, des copies, ou des copies certifiées ?
• Combien d’exemplaires ?
• À quel guichet, à quelles heures, et quels jours ?
• Qu’est-ce qu’on me remet comme preuve de dépôt ?
• Quand et comment je saurai que c’est prêt ?

Demande le nom de la personne qui te répond. Et redemande la liste complète avant de partir, à voix haute, pour qu’elle soit confirmée. Ça évite le deuxième déplacement.

Fais des copies avant d’en avoir besoin

Constitue un jeu de copies de tous tes documents importants, et refais-en un dès que tu entames le dernier.

Tu n’as pas besoin d’imprimante chez toi : les points de photocopie de quartier existent partout, et le coût par page baisse quand tu en fais plusieurs d’un coup.

Garde tes copies dans une pochette dédiée, séparée de tes originaux. Le jour où un dossier est annoncé, tu n’as plus qu’à sortir la pochette.

Scanne ou photographie proprement, et envoie-toi le tout

Ton téléphone est un scanner suffisant, à condition de faire les choses correctement :

• pose le document à plat sur une surface unie, en pleine lumière du jour, pas sous une ampoule qui fait de l’ombre ;
• place-toi au-dessus, bien droit, et cadre tout le document, y compris les bords, les cachets et les signatures ;
• vérifie que le texte est lisible en zoomant avant de refaire une autre page ;
• évite ton ombre sur la feuille, et évite le flash qui crée un reflet blanc ;
• nomme clairement chaque fichier avec ton nom et le type de document.

Ensuite, envoie-toi tout par mail, à ta propre adresse, dans un seul message que tu retrouveras facilement. Mets un objet explicite, quelque chose comme « mes documents » suivi de l’année. C’est la version qui te suivra partout : tu la retrouveras depuis n’importe quel téléphone, dans n’importe quel cybercafé, même si ton appareil est perdu ou volé.

Un mot de prudence : ces documents contiennent tes informations personnelles. Ta boîte mail doit donc être protégée par un mot de passe solide et unique, et par la vérification en deux étapes si elle est proposée.

Ranger les originaux à l’abri

Les originaux ne circulent pas, ne voyagent pas et ne dorment pas dans ton sac. L’humidité, la pluie, les fuites et les insectes détruisent du papier plus vite qu’on ne le croit, surtout en saison des pluies.

Ce qui marche, et qui ne coûte presque rien :

• une pochette plastique fermée, ou un sachet plastique bien fermé, à l’intérieur d’une chemise cartonnée ;
• le tout rangé en hauteur, pas au sol, pas contre un mur qui suinte, à l’écart du toit qui fuit ;
• un seul endroit, toujours le même, connu d’une personne de confiance dans la maison ;
• ne plie pas un diplôme, ne le perfore pas et n’écris jamais dessus.

Et dis à quelqu’un chez toi où ils sont. Beaucoup de documents sont perdus parce que la seule personne qui savait où ils étaient n’était pas là.

Ne laisse jamais partir un original sans reçu

Règle absolue. Quand une administration, un établissement, un employeur ou un intermédiaire te demande de laisser un original, tu demandes un écrit qui indique quel document a été remis, à quelle date, à qui, et quand tu peux le récupérer, avec une signature.

Si on refuse de te donner cet écrit, pose la question simplement : « Comment je fais la preuve que je vous l’ai remis ? » Dans la plupart des cas, il existe une solution acceptée, une copie certifiée par exemple. Renseigne-toi sur ce qui se pratique auprès du service concerné.

Et avant de remettre quoi que ce soit, photographie le document, recto et verso. Toujours.

Anticipe ce qui prend du temps

Certaines démarches se règlent sur place et d’autres demandent d’attendre, parfois de revenir, parfois de passer par plusieurs services. Je ne peux pas te dire lesquelles ni combien de temps : ça dépend de ta commune, de ton établissement et de l’année.

Ce que tu peux faire, en revanche, c’est demander la question au bon moment : « Dans combien de temps environ, d’après votre expérience, ce document est-il disponible ? » Pose-la au guichet, et pose-la aussi à quelqu’un qui vient de faire la démarche. Puis prends la marge la plus large des deux réponses.

Règle pratique : dès que tu entends parler d’une opportunité qui aura lieu dans quelques mois, concours, inscription, recrutement, tu lancés immédiatement les démarches pour les documents qui ne sont pas encore en ta possession. Tu n’attends pas l’annonce officielle. Ce que tu prépares en avance ne sera jamais perdu : ces pièces servent pour la démarche suivante.

Tiens une page de suivi

Dans ton cahier, réserve une page par démarche en cours. Écris dessus :

• le nom de la démarche et le service concerné ;
• la liste des pièces demandées, avec une croix devant celles que tu as déjà ;
• la date de chaque déplacement, la personne rencontrée, et ce qui a été dit ;
• le numéro du reçu de dépôt ;
• la date à laquelle tu dois repasser.

Cette page a une autre utilité : quand tu dois relancer, tu peux dire précisément « je suis passé tel jour, j’ai déposé mon dossier, voici le reçu ». Une demande précise est traitée bien plus vite qu’une demande vague.

Constitue ton dossier de base maintenant

Ne repars pas de cet article sans avoir fait ces quatre choses, cette semaine :

• rassemble physiquement tous tes documents importants au même endroit et regarde ce qui manque ;
• fais un jeu de copies de tout ce que tu as ;
• photographie chaque document proprement et envoie le tout à ta propre boîte mail ;
• note dans ton cahier les documents manquants, et pour chacun, le service où aller demander, en commençant par le secrétariat de ton établissement pour tout ce qui concerne ta scolarité.

Le jour où une occasion se présentera avec un délai très court, tu ne seras pas celui qui renonce parce qu’il lui manque un papier. Tu seras celui qui dépose son dossier complet le premier jour.