Tenir la caisse d’un petit commerce sans te tromper

La plupart des petites activités ne meurent pas parce que les clients manquent. Elles meurent parce que personne ne sait où passe l’argent. Il y a des billets le matin, il n’y en à plus le soir, et on ne peut pas dire pourquoi. Le remède tient dans un cahier à la portée de tout le monde.

Le cahier de caisse, colonne par colonne

Prends un cahier ordinaire, pas une application. Le cahier marche quand il n’y a pas de réseau, quand la batterie est vide, et quand c’est ta petite soeur qui tient la table pendant une heure. Trace cinq colonnes sur chaque page, et écris la date en haut.

• Date. Le jour exact, jamais « hier ».
• Ce dont il s’agit. En trois mots : vente pain, achat farine, transport marché, crédit maman Sifa.
• Entrée. L’argent qui rentre.
• Sortie. L’argent qui sort, y compris le transport, l’emballage, le crédit téléphone, les frais de retrait.
• Reste. Ce qu’il y a dans la boîte après l’opération.

Deux règles qui font toute la différence. D’abord tu notes le jour même, pas le dimanche pour la semaine entière : ce qui n’est pas noté le jour même est inventé. Ensuite, le soir, tu comptes l’argent de la boîte et tu compares à la dernière ligne de la colonne Reste. Si les deux ne collent pas, tu cherches l’erreur tout de suite, pendant que tu te souviens encore.

Un exemple de journée

Tu vends des jus au détail. Ta page pourrait ressembler à ceci :

• Matin, achat de fruits au marché : sortie.
• Transport aller et retour : sortie.
• Glace et sachets : sortie.
• Ventes de la matinée : entrée, notée en une seule ligne si tu ne peux pas suivre chaque client, mais alors compte la caisse à midi.
• Crédit téléphone pour les commandes : sortie.
• Ventes de l’après-midi : entrée.
• Retrait de ta part fixe : sortie, avec la mention « salaire ».

En fin de journée, la colonne Reste doit correspondre à ce que tu comptes. Si tu as pris une bouteille pour toi, note-la comme une sortie, même si tu ne l’as pas payée. Sinon ton stock ne tombera jamais juste.

Chiffre d’affaires n’est pas bénéfice

C’est la confusion qui ruine le plus de monde. Le chiffre d’affaires, c’est tout ce que les clients t’ont donné. Le bénéfice, c’est ce qui reste une fois que tu as payé tout ce qui a permis de vendre.

Raisonnons en unités abstraites, pour que tu appliques le raisonnement à ta propre monnaie et à tes propres prix. Imagine une journée où tu encaisses 100 unités.

• Matière première achetée pour produire ce que tu as vendu : 55 unités.
• Transport pour aller chercher la matière et revenir : 8 unités.
• Emballages, sachets, glace : 7 unités.
• Charbon, électricité ou groupe, data pour les commandes : 5 unités.
• Marchandise perdue, abîmée ou invendue jetée : 5 unités.

Total des dépenses : 80 unités. Il te reste 20 unités sur 100. C’est-à-dire qu’un cinquième de ce que tu as encaisse t’appartient vraiment, et encore, avant de te payer toi-même.

Ce que cet exemple doit t’apprendre : quand tu regardes la liasse en fin de journée, tu regardes 100, pas 20. Si tu dépenses comme si tout était à toi, tu manges ton stock. Et si tu veux gagner plus, tu as deux leviers, augmenter le prix ou faire baisser une des lignes de dépenses. Beaucoup ne regardent jamais la deuxième colonne, alors que c’est souvent là que se trouve l’argent : une source de matière moins chere, moins de pertes, un transport groupe.

Paie-toi un salaire fixe

Piocher dans la caisse quand on à besoin, c’est le geste le plus naturel du monde et le plus dangereux. Tant que tu fais ça, tu ne sauras jamais si ton activité est rentable, parce que tes besoins personnels et ceux de l’activité se mélangent.

Pose plutôt ceci :

• Un montant fixe, que tu décides à partir de ce que l’activité peut supporter, pas de ce que tu voudrais.
• Une date fixe : chaque semaine, ou chaque quinzaine, toujours le même jour.
• Une ligne dans le cahier avec la mention « salaire ».
• Rien d’autre. Si un besoin urgent tombe entre deux dates, et ça arrivera, tu le notes comme une avance et tu la retires du versement suivant.

Le jour où tu dois emprunter à la caisse pour manger avant la date, c’est un signal : soit tu t’es fixé un salaire trop faible, soit l’activité ne suffit pas encore. Dans les deux cas, il vaut mieux le savoir que de le découvrir quand le stock est vide.

Suivre le stock

Le cahier de caisse suit l’argent. Il ne suit pas la marchandise. Tiens une deuxième page, toute simple : ce qui entre en stock, ce qui sort, ce qui reste.

• Compte physiquement ton stock une fois par semaine, toujours le même jour.
• Compare avec ce que dit ta page. L’écart, c’est ce qui a été perdu, cassé, offert ou pris sans être noté.
• Note ce qui se vend vite et ce qui dort. Ce qui dort, c’est de l’argent immobilisé : mieux vaut le brader que de le garder.
• Surveille les dates et l’état des produits fragiles. Une perte évitée vaut une vente.

Si tu as un employé ou un membre de la famille qui tient la table, c’est encore plus important : ce n’est pas de la méfiance, c’est une règle claire que tout le monde connaît à l’avance, et qui protège aussi la personne contre les soupçons.

La vente à crédit aux proches

C’est le problème numéro un des petits commerces. Un cousin prend une marchandise et paiera « la semaine prochaine ». Une voisine dit qu’elle passera. Au bout d’un mois, la moitié de ton stock est dehors et tu n’as pas de quoi te réapprovisionner. Refuser semble impossible, parce que refuser à de la famille coûte cher socialement.

La solution n’est pas de dire non à tout le monde. C’est de poser une règle, la même pour tous, annoncée avant que la question ne se pose. Par exemple :

• Une petite part seulement de ton stock peut être dehors en crédit à un moment donné. Quand la limite est atteinte, c’est ferme jusqu’à ce qu’on rembourse.
• Le crédit se note dans un cahier à part : nom, date, ce qui a été pris, la somme, la date de remboursement convenue. La personne voit que tu écris, et ça change tout.
• Un client qui n’a pas remboursé le précédent ne prend pas un nouveau crédit. Jamais d’exception, sinon la règle n’existe pas.
• Tu relances une fois par semaine, calmement, toujours de la même manière.

Une phrase à dire, qui évite la dispute : « Chez moi la règle est la même pour tout le monde, je note et je donne jusqu’à une certaine limite, sinon je ne peux plus racheter la marchandise. Je te note pour cette fois, et tu me rends avant la fin de la semaine. » Tu ne refuses pas la personne, tu appliques une règle. C’est beaucoup plus facile à entendre, et ça protège à la fois ton stock et la relation.