Tes premiers jours de stage : comment te rendre utile

Tu as obtenu ton stage. Ce que tu vas en tirer se joue largement dans les dix premiers jours, parce que c’est là que les gens décident, souvent sans s’en rendre compte, de ce qu’ils vont te confier. Un stagiaire qu’on classe tout de suite comme « celui qui attend » passera son stage à attendre. Un stagiaire qu’on classe comme « celui qui peut s’en occuper » sortira avec quelque chose à raconter.

Observe avant de proposer

La première envie, quand on arrive, c’est de montrer ce qu’on sait. C’est la meilleure façon de se faire détester en trois jours. Tu ne connais pas encore l’histoire de la maison : pourquoi on fait les choses ainsi, ce qui a déjà été essayé, qui est fâché avec qui, quelle procédure vient du siège et ne se discute pas.

Donne-toi une semaine d’observation. Pendant cette semaine, ta seule ambition est de comprendre :

• qui fait quoi réellement, ce qui ne correspond pas toujours aux titres ;
• qui décide, et qui influence celui qui décide ;
• comment circule un dossier, depuis son arrivée jusqu’à sa sortie ;
• quels sont les moments de rush dans la journée et dans la semaine ;
• quel est le vocabulaire de la maison, les sigles, les noms de documents.

Après cette semaine, tu pourras proposer quelque chose, et ta proposition aura du sens. Une idée formulée le huitième jour est écoutée. La même idée formulée le premier jour est rangée parmi les bavardages.

Pose tes questions au bon moment

Poser des questions est indispensable. Les poser n’importe quand fait de toi une charge.

Repère les moments creux : le début de matinée avant l’ouverture, la fin de journée, le moment qui suit la pause. Évite les périodes de rush, les fins de mois comptables, les jours de clôture, le moment où le téléphone n’arrête pas.

Groupe tes questions. Garde une page de ton cahier pour elles, et pose-les par trois ou quatre quand la personne est disponible : « J’ai trois questions rapides, je peux ? » C’est infiniment mieux que dix interruptions dans la journée.

Pose des questions précises, qui montrent que tu as déjà cherché : « J’ai vu qu’on classe ces pièces par fournisseur et pas par date. Est-ce que c’est pour retrouver plus vite au moment du rapprochement ? » Une question comme celle-là fait plaisir à la personne à qui tu la poses. « Je ne comprends rien, expliquez-moi » ne fait plaisir à personne.

Prends des notes, vraiment

Achète un cahier et un stylo le premier jour. Un téléphone qui sort en réunion est mal vu, et il tombe en panne de batterie le jour de la coupure.

Note trois choses, chaque jour :

• ce que tu as fait, en une ou deux lignes, avec la date ;
• ce que tu as appris, y compris les mots nouveaux ;
• ce que tu n’as pas compris, pour le demander plus tard.

Ce cahier te servira trois fois : pour ne pas refaire demander deux fois la même chose, pour écrire ton rapport de stage sans inventer, et pour raconter ton expérience à un futur employeur avec des détails concrets plutôt qu’avec des généralités.

Note aussi, à part, la façon exacte de faire les tâches qu’on t’a montrées. Le geste qu’on te montre une fois, tu ne t’en souviendras pas trois semaines plus tard.

Apprends les noms

C’est un petit effort avec un grand effet. Le troisième jour, tu devrais pouvoir nommer une quinzaine de personnes.

Écris-les dans ton cahier avec la fonction et un détail qui t’aide à te rappeler. Redemande sans honte : « Excusez-moi, je n’ai pas bien retenu votre nom hier. » Personne ne se vexe d’être redemandé le deuxième jour ; beaucoup se vexent d’être appelés « chef » pendant deux mois.

Et n’oublié pas le gardien, la personne qui fait le ménage, le chauffeur, le planton. Ce sont souvent eux qui savent où sont rangées les choses, qui vient à quelle heure, et à qui il faut parler pour obtenir un document rapidement. Les saluer par leur nom te rendra la vie plus simple, et c’est simplement la moindre des politesses.

Les horaires, même quand personne ne contrôle

Dans beaucoup de structures, personne ne surveille l’heure d’arrivée d’un stagiaire. C’est précisément pour ça que ton heure d’arrivée est observée.

Arrive dix à quinze minutes avant l’heure officielle. Si le transport est imprévisible, pars plus tôt : à Kinshasa, un embouteillage ou une pluie peut te coûter une heure, et personne ne veut entendre l’explication deux fois. Prépare le trajet la veille, identifie l’itinéraire de rechange, garde de la monnaie pour le taxi-bus ou le wewa.

Le soir, ne pars pas en catimini. Passe dire que tu as terminé ce qu’on t’avait demandé et demande s’il reste quelque chose. Ces vingt secondes-là construisent ta réputation plus que trois heures de présence silencieuse.

Si tu ne peux pas venir, préviens avant l’heure d’arrivée, pas à midi. Un appel ou un message tôt règle le problème ; un silence te fait passer pour quelqu’un sur qui on ne peut pas compter.

Les tâches ingrates, sans t’y enfermer

On va te demander de photocopier, de classer, de recopier un registre, d’aller déposer un dossier à l’autre bout de la ville. Fais-le, bien, et sans faire la tête. Refuser les petites tâches ferme définitivement la porte aux grandes : personne ne confie un dossier sérieux à quelqu’un qui a soupiré devant une pile de photocopies.

Mais ne t’y installe pas non plus. Il y a une façon d’en sortir qui fonctionne : transforme la tâche ingrate en compétence visible. Si on te fait classer des dossiers, apprends la logique du classement et propose, au bout de deux semaines, un index qui permet de retrouver une pièce plus vite. Si on te fait recopier des chiffres, apprends d’où ils viennent et où ils vont.

Et si au bout de deux ou trois semaines tu ne fais toujours que ça, parle-en une fois, calmement, à ton encadreur : « J’ai bien avancé sur le classement. J’aimerais aussi voir comment se prépare la déclaration, même en observant seulement. Est-ce possible ? » Demander une fois, clairement, n’a jamais fâché personne. Se plaindre auprès des collègues, oui.

Quand tu n’as rien à faire

Ça arrivera, et c’est le moment où beaucoup de stagiaires disparaissent dans leur téléphone. C’est exactement ce qu’il ne faut pas faire : rien n’abîme plus vite ton image.

Fais les choses dans cet ordre :

• Relis tes notes, et mets au propre ce que tu as appris cette semaine.
• Demande à lire des documents de la maison : anciens rapports, procédures, manuels, archives. Presque personne ne refuse ça, et tu apprends énormément.
• Va demander du travail, avec une formule qui facilite la réponse : « J’ai terminé ce que vous m’aviez donné. Est-ce qu’il y a autre chose ? Sinon, est-ce que je peux aider quelqu’un d’autre du service ? »
• Propose ton aide là où tu vois quelqu’un débordé, sans t’imposer.

Demande à plusieurs personnes, pas seulement à ton encadreur, qui est souvent le plus occupé de tous.

Ce qui fait qu’on se souvient de toi en bien

Ce n’est presque jamais le diplôme ni la théorie. Ce sont des choses simples, et toutes à ta portée : arriver à l’heure, faire ce qu’on a dit qu’on ferait, dire quand on n’a pas compris au lieu de bricoler en silence, ne pas répéter dehors ce qui se dit dedans, rendre le travail terminé sans qu’on ait à le réclamer, et saluer tout le monde.

Ajoute une dernière chose : quand tu fais une erreur, va le dire toi-même, tout de suite, et propose comment la réparer. Un stagiaire qui signale son erreur le jour même est un stagiaire qu’on garde. Une erreur découverte trois semaines plus tard par quelqu’un d’autre coûte beaucoup plus cher, à la structure et à ta réputation.