Rapport de stage et attestation : ce qu’il faut demander avant de partir

Deux choses se jouent à la fin d’un stage, et on les prépare toutes les deux bien avant la fin : le rapport que ton établissement attend, et les papiers que la structure doit te donner. Le premier se gâche quand on s’y met le dernier soir. Les seconds se perdent quand on les demande une semaine trop tard.

Le rapport s’écrit pendant le stage

L’erreur la plus répandue est d’attendre la fin pour ouvrir son cahier. Trois semaines après, tu ne te souviens plus ni des dates, ni des noms des documents, ni de la manière exacte dont on traitait un dossier. Le rapport devient alors une suite de généralités, et cela se voit immédiatement à la lecture.

Prends l’habitude, chaque vendredi ou chaque soir de la semaine, de remplir une demi-page avec cinq éléments :

• les dates de la semaine et le service où tu étais ;
• les tâches que tu as faites, en une phrase chacune, avec les quantités quand il y en a ;
• les documents que tu as manipulés, avec leur nom exact tel qu’on l’emploie dans la maison ;
• ce que tu as appris, y compris le vocabulaire nouveau ;
• une difficulté rencontrée et la façon dont elle a été résolue.

Ce dernier point est celui qui fait la différence dans un rapport. Un incident raconté précisément, avec ce qui s’est passé et ce qu’on en a fait, vaut dix pages de description générale.

Note aussi, à part, les informations factuelles dont tu auras besoin et que tu ne retrouveras pas ensuite : le nom complet et exact de la structure, son adresse, son domaine d’activité, l’organisation des services, et le nom et la fonction de ton encadreur. Demande-les au début, pas à la fin.

Un plan simple qui marche

Ton établissement a peut-être une trame imposée : dans ce cas, c’est la sienne qui compte, et tu vas la demander au secrétariat ou à ton directeur de stage dès le premier jour. S’il n’y a rien d’imposé, ce plan-là fonctionne presque partout.

Page de garde. Ton nom, ta filière, ta promotion, le nom de ton établissement, le nom de la structure d’accueil, la période exacte du stage, le nom de ton encadreur.

Remerciements. Quelques lignes, sobres, avec les noms exacts et les fonctions exactes.

Introduction. En une page : pourquoi ce stage, où, quand, et ce que tu cherchais à y apprendre.

Présentation de la structure. Ce qu’elle fait, depuis quand, comment elle est organisée, quels services et quel est leur rôle. Ne recopie pas une plaquette : décris ce que tu as vu fonctionner.

Déroulement du stage. C’est le cœur, et c’est là que ton cahier te sauve. Raconte par période ou par service : ce qu’on t’a confié, comment tu l’as fait, avec quels documents et quels outils.

Une tâche décrite en détail. Choisis une tâche que tu as réellement pratiquée et décris-la pas à pas, comme si tu l’expliquais à celui qui te remplacera. C’est la partie qui prouve que tu as travaillé.

Difficultés et apprentissages. Ce qui a été dur, ce que tu as compris, ce que tu sais faire aujourd’hui et que tu ne savais pas faire avant.

Suggestions. Deux ou trois propositions concrètes et modestes, formulées avec respect. Évite de donner des leçons à des gens qui font ce travail depuis quinze ans.

Conclusion. Ce que le stage a changé dans ton projet professionnel. Sois honnête, y compris si tu as découvert que ce métier n’est pas le tien.

Annexes. Un modèle de document vierge, un organigramme, ton attestation. Attention : ne mets jamais en annexe un document contenant des données réelles, des noms de clients, des montants ou des informations internes sans autorisation écrite. Demande avant, et demande à qui de droit.

Écrire quand on n’a pas d’ordinateur

C’est le cas de beaucoup de monde, et ça se règle. Écris d’abord ton rapport à la main, au propre, en respectant le plan. La rédaction est le vrai travail ; la saisie n’en est que la mise en forme.

Ensuite, organise la saisie : une cabine de saisie ou un cybercafé du quartier, un ami qui a un ordinateur, la salle informatique de ton établissement si elle est accessible. Tu peux aussi saisir au fur et à mesure sur ton téléphone, chapitre par chapitre, et t’envoyer le texte à toi-même par courrier électronique après chaque séance.

Trois précautions qui évitent des catastrophes : garde toujours ton brouillon manuscrit jusqu’au dépôt, sauvegarde ton fichier à deux endroits différents, et envoie-toi la dernière version par message dès qu’elle est finie. Une clé perdue, un téléphone volé, une panne de courant au mauvais moment, ça arrive à tout le monde, et ça n’émeut personne au moment du dépôt.

Prévois large sur les délais. L’impression et la reliure prennent du temps, les cabines sont saturées aux périodes de dépôt, et le courant n’est pas garanti. Les frais et les délais varient d’un endroit à l’autre : renseigne-toi à l’avance auprès de la cabine ou de l’imprimerie de ton quartier, et demande à un ancien comment il a fait.

L’attestation : demande-la avant ton dernier jour

C’est la règle à retenir de cet article. Tu demandes ton attestation une à deux semaines avant la fin, pas le dernier jour, et encore moins après ton départ. Une fois que tu n’es plus là, ton dossier descend tout en bas de la pile, le responsable voyage, le secrétariat change, et tu passes des mois à courir après un papier.

À qui la demander : à ton encadreur d’abord, qui t’indiquera la procédure, puis au service du personnel ou au secrétariat de direction, car c’est souvent de là qu’elle sort. Dans une petite structure, c’est le gérant qui signe.

La phrase à dire : « Mon stage se termine le vendredi de la semaine prochaine. Comment dois-je faire pour obtenir mon attestation de stage ? Faut-il que j’écrive une demande ? » Si on te demande une lettre, écris-la le jour même.

Ce que l’attestation doit mentionner :

• le nom complet de la structure, son adresse et ses coordonnées, en en-tête ;
• tes nom et prénoms écrits correctement, et ton établissement ;
• les dates exactes de début et de fin du stage ;
• le service où tu étais et la nature des tâches effectuées ;
• le lieu et la date de délivrance ;
• le nom, la fonction et la signature du responsable, avec le cachet de la structure.

Vérifie l’orthographe de ton nom et les dates avant de quitter le bureau. Une correction se fait en deux minutes sur place, et en deux mois à distance.

Si on te la refuse ou si on la fait traîner

Reste courtois, c’est ce qui marche. Repasse une fois, puis une deuxième, et demande poliment ce qui bloque : parfois c’est une signature qui manque, parfois c’est une demande écrite qu’on attend de toi, parfois c’est simplement oublié.

Si ça traîne toujours, fais une demande écrite, en deux exemplaires, et fais signer la décharge sur ta copie. Un papier enregistré avance mieux qu’une demande orale.

Si le refus persiste, demande à ton établissement d’intervenir : une lettre du secrétariat académique ou de ton directeur de stage débloque beaucoup de situations, parce que la structure tient à rester en bons termes avec l’école qui lui envoie des stagiaires.

Et garde tes preuves de passage : ta décharge de dépôt, les documents que tu as produits, un message ou un courrier électronique de ton encadreur, les dates dans ton cahier. À défaut d’attestation, une lettre signée par ton encadreur en son nom vaut mieux que rien du tout.

Les deux autres choses à obtenir avant de partir

D’abord, l’autorisation de citer un nom comme référence. Demande-la clairement : « Est-ce que je peux donner votre nom et votre numéro comme référence si un employeur veut se renseigner sur mon travail ? » Note le nom exact, la fonction exacte et le numéro, et confirme par un message que la personne conservera. Préviens-la ensuite chaque fois que tu donnes son nom, pour qu’elle ne soit pas surprise par un appel.

Ensuite, les coordonnées de ton encadreur : son numéro de téléphone, son adresse électronique, et le nom du service. Enregistre-le dans ton téléphone avec une mention claire, du genre le nom suivi du nom de la structure et du mot stage, et recopie-le aussi dans ton cahier. Les téléphones se perdent, et c’est toujours ce numéro-là qu’on regrette.

Enfin, envoie un message de remerciement dans les jours qui suivent la fin du stage, court et personnel. C’est peu de chose, et c’est souvent ce qui fait qu’on se souvient de toi quand un poste s’ouvre.