Toute écriture comptable part d'un document qui prouve l'opération : la pièce justificative. À l'Exetat, on te demande de reconnaître qui établit chaque pièce, dans quel sens elle circule, à quelle étape du circuit elle sert et combien de temps on la garde.
L'essentiel
- Pas de pièce, pas d'écriture. Une pièce justificative (facture, chèque, relevé bancaire, bon, pièce de caisse) est le document qui prouve une opération. Le comptable ne passe aucune écriture sans elle, et elle sert de preuve lors d'un contrôle fiscal ou d'un litige.
- Pièce interne : établie par l'entreprise elle-même, pour son propre usage. Exemples : pièce de caisse (rédigée par le caissier pour une entrée ou une sortie d'argent liquide), bon d'entrée et bon de sortie de magasin, fiche de stock, note de frais, double de la facture de vente.
- Pièce externe : établie par un tiers (fournisseur, banque) puis reçue par l'entreprise. Exemples : facture d'achat, avoir reçu, note de débit d'un fournisseur, avis de débit, avis de crédit, relevé de compte bancaire.
- Sens des documents avec la banque. De l'entreprise vers la banque : le chèque et l'ordre de virement (demande de transférer une somme de son compte vers celui d'un tiers). De la banque vers l'entreprise : l'avis de débit (ton compte a diminué), l'avis de crédit (ton compte a augmenté), le relevé de compte.
- Circuit d'une vente : bon de commande (le client dit ce qu'il veut) → bon de livraison (accompagne la marchandise, signé par le client à la réception) → facture (établie d'après les quantités réellement livrées) → comptabilisation → encaissement. Une même facture est une facture de vente pour le vendeur et une facture d'achat pour l'acheteur.
- Circuit comptable : pièce justificative (analyse et imputation, c'est-à-dire indication sur la pièce des comptes à débiter et à créditer) → journal (enregistrement dans l'ordre chronologique) → grand-livre (classement par compte) → balance (contrôle) → états financiers (bilan, compte de résultat).
- Conservation : selon l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable, les livres comptables et les pièces justificatives se conservent pendant 10 ans, quelle que soit la taille de l'entreprise.
La méthode
- 1Demande-toi qui a rédigé le document : l'entreprise elle-même (pièce interne) ou un tiers, fournisseur ou banque (pièce externe).
- 2Demande-toi à qui il est destiné et dans quel sens il circule : entreprise vers banque, banque vers entreprise, vendeur vers client, magasin vers comptabilité.
- 3Situe l'étape : dans le circuit de vente (commande, livraison, facture, paiement) ou dans le circuit comptable (pièce, journal, grand-livre, balance, états financiers).
- 4Élimine les documents qui portent sur la même opération mais vont dans le sens inverse : l'avis de débit répond à l'ordre de virement, il ne le remplace pas.
Un exemple résolu
Une quincaillerie de Lubumbashi commande 50 sacs de ciment. Le fournisseur n'en a que 40 en stock : il les livre et le magasinier de la quincaillerie signe le document qui accompagne la livraison. Sur quel document le fournisseur établit-il sa facture, et pour combien de sacs ? Pour la quincaillerie, cette facture est-elle une pièce interne ou externe, et où sera-t-elle analysée ?
- 1.Le bon de commande exprime une intention : 50 sacs. Ce n'est pas encore ce que le client a reçu.
- 2.La livraison réelle (40 sacs) est constatée par le bon de livraison, signé par la quincaillerie à la réception.
- 3.On ne facture que ce qui a été livré : la facture est établie d'après le bon de livraison signé, pour 40 sacs.
- 4.Cette facture est rédigée par le fournisseur et reçue par la quincaillerie : pour elle, c'est une pièce externe (une facture d'achat).
- 5.Le comptable de la quincaillerie l'analyse et inscrit sur la pièce les comptes à débiter (achats) et à créditer (fournisseur), puis passe l'écriture au journal. Il garde la facture 10 ans.
Réponse : La facture est établie d'après le bon de livraison signé, pour 40 sacs. Pour la quincaillerie, c'est une pièce externe, analysée et imputée sur la pièce elle-même avant l'enregistrement au journal.
Les pièges à éviter
- Croire qu'une pièce est interne parce qu'elle est classée dans les dossiers de l'entreprise. La facture d'achat a été rédigée par le fournisseur : elle est externe. À l'inverse, le double de la facture de vente est interne, même si l'original part chez le client.
- Confondre l'ordre de virement (écrit par l'entreprise, adressé à la banque) et l'avis de débit (écrit par la banque, adressé à l'entreprise) : c'est la même opération, vue dans les deux sens.
- Facturer d'après le bon de commande : la commande peut différer de la livraison. La facture se base sur le bon de livraison signé.
- Penser que le choix des comptes se fait au journal. L'analyse et l'imputation se font sur la pièce justificative ; le journal recopie une analyse déjà faite.
- Confondre le bon de livraison (établi par le fournisseur, il accompagne les biens qui arrivent) et le bon de sortie (pièce interne qui constate ce qui quitte le magasin).
À retenir
Pas de pièce, pas d'écriture : on analyse la pièce, on l'enregistre au journal, et on la conserve dix ans (OHADA).