La trésorerie, c'est l'argent disponible : en caisse et en banque. L'Exetat demande de tenir un livre de caisse, d'enregistrer les mouvements d'argent et surtout de faire l'état de rapprochement, qui explique pourquoi le compte banque de l'entreprise et le relevé de la banque ne donnent pas le même solde.
L'essentiel
- Livre de caisse : solde final = solde initial + encaissements − décaissements. Une caisse ne peut jamais avoir un solde créditeur : on ne sort pas plus d'argent qu'il n'y en a.
- Encaissement d'une facture déjà enregistrée : débit 571 (ou 521), crédit 411. On ne recrédite pas 701 : la vente a été comptée à la facturation. Avance sur salaire en espèces : débit 421 Personnel, avances et acomptes (l'employé devient débiteur), crédit 571 ; elle sera retenue sur la paie.
- Virement de fonds interne (caisse vers caisse, caisse vers banque) : l'argent change seulement de place. Il passe par le compte de liaison 585 Virements de fonds. Celui qui donne : débit 585, crédit 571. Celui qui reçoit : débit 571 (ou 521), crédit 585. Le 585 se retrouve soldé à zéro.
- Pourquoi deux soldes différents ? L'entreprise tient le compte 521 Banque, et la banque tient le compte de l'entreprise dans ses livres, dont elle envoie le relevé. Chacun enregistre certaines opérations avant l'autre. Attention : un solde « en faveur de l'entreprise » sur le relevé correspond à un solde débiteur du 521.
- Règle du rapprochement : on corrige chaque solde avec ce que l'autre a enregistré et lui pas. Côté entreprise (compte 521) : ajouter les virements et intérêts reçus, retrancher les frais, agios et prélèvements que seule la banque connaît. Côté banque (relevé) : retrancher les chèques émis pas encore présentés, ajouter les remises de chèques pas encore créditées.
- Les deux soldes rectifiés doivent être égaux : c'est le contrôle du calcul.
- Écritures après le rapprochement : l'entreprise ne passe que les opérations que ses livres ignoraient (colonne entreprise). Frais bancaires : débit 631 Frais bancaires, crédit 521. Virement reçu d'un client : débit 521, crédit 411. Les chèques non encore présentés ne demandent aucune écriture : la banque est simplement en retard.
Les formules
- Solde de caisse
- Solde final = Solde initial + Encaissements − Décaissements
- Côté entreprise
- Solde 521 rectifié = Solde 521 + Encaissements connus de la banque seule − Frais et prélèvements connus de la banque seule
- Côté banque
- Solde relevé rectifié = Solde relevé − Chèques émis non présentés + Remises non encore créditées
- Contrôle
- Solde 521 rectifié = Solde relevé rectifié
La méthode
- 1Fais deux colonnes : « compte 521 de l'entreprise » et « relevé de la banque », avec leur solde de départ.
- 2Pour chaque écart, demande-toi qui l'a enregistré : seulement la banque (il corrige la colonne entreprise) ou seulement l'entreprise (il corrige la colonne banque).
- 3Ajoute ce qui fait entrer de l'argent, retranche ce qui en fait sortir.
- 4Calcule les deux soldes rectifiés et vérifie qu'ils sont égaux.
- 5Passe au journal de l'entreprise les seules corrections de la colonne entreprise.
Un exemple résolu
Au 30 juin, le compte 521 d'un commerce de Bukavu montre un solde débiteur de 1 250 000 FC ; le relevé bancaire indique 1 600 000 FC en faveur de l'entreprise. Écarts : un chèque de 420 000 FC émis à un fournisseur n'est pas encore présenté ; une remise de chèques de 180 000 FC, faite le 30 juin, n'est pas encore créditée par la banque ; un virement d'un client de 122 000 FC ne figure que sur le relevé ; des frais de tenue de compte de 12 000 FC ne figurent que sur le relevé. Établis le rapprochement et les écritures à passer.
- 1.Côté banque (elle ignore ce que seule l'entreprise a enregistré) : 1 600 000 − 420 000 (chèque qui va sortir) + 180 000 (remise qui va entrer) = 1 360 000 FC.
- 2.Côté entreprise (elle ignore ce que seule la banque a enregistré) : 1 250 000 + 122 000 (virement reçu) − 12 000 (frais) = 1 360 000 FC.
- 3.Les deux soldes rectifiés sont égaux : 1 360 000 FC. Le rapprochement est juste.
- 4.Écriture 1, virement du client : D 521 ; C 411 pour 122 000 FC.
- 5.Écriture 2, frais bancaires : D 631 ; C 521 pour 12 000 FC.
- 6.Le chèque et la remise en cours ne demandent aucune écriture chez l'entreprise.
Réponse : Solde rectifié commun : 1 360 000 FC. Écritures : D 521 / C 411 pour 122 000 FC et D 631 / C 521 pour 12 000 FC.
Les pièges à éviter
- Ajouter au relevé un chèque émis non présenté : c'est une sortie d'argent, il diminue le solde de la banque.
- Corriger le compte 521 avec un chèque que l'entreprise a déjà enregistré : il serait compté deux fois.
- Ajouter les frais bancaires au lieu de les retrancher : des frais prélevés diminuent toujours l'argent disponible.
- Créditer 571 Caisse pour des frais bancaires : ils sont prélevés sur le compte en banque (521), pas payés en espèces.
- Oublier le solde initial du livre de caisse, ou utiliser 571 comme compte de liaison d'un transfert interne au lieu de 585.
À retenir
Chaque côté se corrige avec ce que l'autre a vu et lui pas ; les deux soldes rectifiés doivent être égaux, et l'entreprise n'enregistre que ce qu'elle ignorait.