Chaque facture d'achat ou de vente se traduit par une écriture : quels comptes débiter, lesquels créditer, et pour quels montants. L'Exetat propose cinq écritures presque identiques : il faut savoir repérer la seule qui est juste.
L'essentiel
- Achat de marchandises (biens achetés pour être revendus) : débit 601 Achats de marchandises (net commercial HT) ; débit 4452 TVA récupérable sur achats ; crédit 401 Fournisseurs (achat à crédit) ou 521 Banques / 571 Caisse (achat au comptant), pour le TTC.
- Vente de marchandises : débit 411 Clients (vente à crédit) ou 521 / 571 (au comptant), pour le TTC ; crédit 701 Ventes de marchandises (HT) ; crédit 4431 TVA facturée sur ventes. Une entreprise qui vend ce qu'elle fabrique utilise 702 Ventes de produits finis.
- Réductions sur la facture. Les remises et rabais inscrits sur la facture ne s'enregistrent pas : on passe directement le net commercial. L'escompte, lui, s'enregistre toujours : chez l'acheteur, crédit 773 Escomptes obtenus (produit financier) ; chez le vendeur, débit 673 Escomptes accordés (charge financière).
- Retours et réductions après la facture (facture d'avoir) : on contre-passe, c'est-à-dire qu'on inverse les comptes de l'écriture d'origine pour le montant concerné. Avoir reçu d'un fournisseur : débit 401 (TTC) ; crédit 601 (ou 6019 pour un rabais obtenu après coup) ; crédit 4452. Avoir accordé à un client : débit 701 (ou 7019) ; débit 4431 ; crédit 411 (TTC).
- Règlement plus tard : seuls le tiers et la trésorerie bougent. Paiement d'un fournisseur : débit 401, crédit 521 ou 571. Encaissement d'un client : débit 521 ou 571, crédit 411. On ne touche plus au 601 ni au 701.
- Achat d'une immobilisation (bien durable utilisé par l'entreprise, comme un véhicule de livraison) : débit du compte de classe 2 (245 Matériel de transport) pour le HT ; débit 4451 TVA récupérable sur immobilisations ; crédit 481 Fournisseurs d'investissements pour le TTC.
- Contrôle : dans toute écriture, total des débits = total des crédits.
Les formules
- Écriture d'achat avec escompte
- D 601 (net commercial) + D 4452 (TVA) = C 773 (escompte) + C 401 (net à payer)
- Écriture de vente avec escompte
- D 411 (net à payer) + D 673 (escompte) = C 701 (net commercial) + C 4431 (TVA)
La méthode
- 1Repère de quel côté tu es : acheteur (601, 4452, 401, 773) ou vendeur (701, 4431, 411, 673).
- 2Repère la nature du bien : marchandise (601 ou 701), produit fabriqué (702), immobilisation (classe 2, 4451, 481).
- 3Calcule la facture : net commercial, escompte éventuel, net financier, TVA, net à payer.
- 4Place les montants : charge ou TVA récupérable au débit, produit ou TVA facturée au crédit, tiers ou trésorerie pour le TTC du côté opposé.
- 5Pour un avoir, reprends l'écriture d'origine et inverse débit et crédit. Vérifie enfin que débits et crédits sont égaux.
Un exemple résolu
Un grossiste de Mbuji-Mayi reçoit une facture d'achat de 40 sacs de farine à 25 000 FC le sac, avec une remise de 10 %, un escompte de 2 % et la TVA à 16 %. La facture sera payée par virement. Passe l'écriture d'achat, puis celle du règlement.
- 1.Brut : 40 × 25 000 = 1 000 000 FC. Remise de 10 % : net commercial 900 000 FC (la remise ne s'enregistre pas).
- 2.Escompte de 2 % sur le net commercial : 900 000 × 0,02 = 18 000 FC ; net financier : 882 000 FC.
- 3.TVA : 882 000 × 0,16 = 141 120 FC ; net à payer : 882 000 + 141 120 = 1 023 120 FC.
- 4.Écriture d'achat : D 601 900 000 ; D 4452 141 120 ; C 773 18 000 ; C 401 1 023 120.
- 5.Contrôle : débits 900 000 + 141 120 = 1 041 120 FC ; crédits 18 000 + 1 023 120 = 1 041 120 FC. L'écriture est équilibrée.
- 6.Règlement par virement : D 401 ; C 521, pour 1 023 120 FC.
Réponse : Achat : D 601 900 000, D 4452 141 120, C 773 18 000, C 401 1 023 120. Règlement : D 401, C 521 pour 1 023 120 FC.
Les pièges à éviter
- Utiliser 4452 sur une vente ou 4431 sur un achat : TVA récupérable sur les achats (4452), TVA facturée sur les ventes (4431).
- Débiter 601 du montant brut ou du TTC : 601 reçoit le net commercial hors taxe, la TVA va à part.
- Confondre 673 et 773 : le même escompte est une charge pour celui qui l'accorde (673) et un produit pour celui qui l'obtient (773).
- Traiter un retour comme une vente (ou un achat) : on annule l'opération d'origine en inversant ses comptes, TVA comprise.
- Passer un véhicule ou un ordinateur utilisé par l'entreprise en 601 et 401 : c'est une immobilisation (classe 2, 4451, 481).
À retenir
Achat : D 601 + D 4452, C 401 ; vente : D 411, C 701 + C 4431 ; un avoir inverse l'écriture d'origine.