Le journal raconte les opérations jour après jour ; le grand-livre les range compte par compte ; la balance vérifie que tout est juste. À l'Exetat, il faut calculer le solde d'un compte, retrouver un montant manquant dans une balance et choisir le bon journal.
L'essentiel
- Partie double : chaque opération est inscrite au débit d'au moins un compte et au crédit d'au moins un autre, pour le même montant total. C'est elle qui garantit tous les contrôles.
- Ordre du travail : pièce justificative → journal (enregistrement dans l'ordre des dates) → grand-livre (report de chaque montant dans son compte, calcul des soldes) → balance (liste de tous les soldes, contrôle) → états financiers (bilan, compte de résultat).
- Solde d'un compte = côté le plus fort − côté le plus faible. Il prend le nom du côté le plus fort : solde débiteur si le débit l'emporte, créditeur sinon. N'oublie jamais le solde initial.
- Sens des comptes. Actif (banque, caisse, clients) : augmente au débit, diminue au crédit. Dettes (fournisseurs) : augmentent au crédit, diminuent au débit. Pour un fournisseur : factures reçues au crédit ; règlements et avoirs reçus (réductions accordées par le fournisseur) au débit. Pour un client, c'est l'inverse.
- Balance : total des mouvements débiteurs = total des mouvements créditeurs, et total des soldes débiteurs = total des soldes créditeurs. Un montant manquant se retrouve par différence. Les comptes y sont rangés par numéro croissant, comptes de bilan et comptes de gestion (classes 6 et 7) compris.
- Journaux auxiliaires : achats à crédit (journal des achats), ventes à crédit (journal des ventes), mouvements en banque (journal de banque), en espèces (journal de caisse), le reste (opérations diverses). Leurs totaux sont reportés au journal centralisateur.
- Comptes collectifs : au grand-livre général, 411 regroupe tous les clients et 401 tous les fournisseurs ; le grand-livre auxiliaire ouvre un compte par client ou fournisseur. Le total de la balance auxiliaire des clients doit égaler le solde du 411.
- Écriture d'ouverture : on reprend le bilan d'ouverture au journal. Comptes d'actif au débit pour leur valeur brute ; capitaux propres et dettes au crédit ; amortissements et dépréciations (28, 29, 39, 49) au crédit, car ils diminuent l'actif.
Les formules
- Solde d'un compte
- Solde = Total du côté le plus fort − Total du côté le plus faible
- solde initial compris
- Compte de trésorerie
- Solde final = Solde initial + Entrées (débit) − Sorties (crédit)
- Équilibre de la balance
- Σ soldes débiteurs = Σ soldes créditeurs ; Σ mouvements débit = Σ mouvements crédit
La méthode
- 1Fais un « T » pour le compte : débit à gauche, crédit à droite.
- 2Place le solde initial du côté qui convient (débiteur pour un actif, créditeur pour une dette).
- 3Range chaque opération : ce qui augmente un actif ou diminue une dette va au débit ; ce qui diminue un actif ou augmente une dette va au crédit.
- 4Additionne chaque côté, soustrais le plus petit du plus grand, et nomme le solde d'après le côté le plus fort.
- 5Pour un montant manquant dans une balance, écris l'égalité des soldes débiteurs et créditeurs et calcule la différence.
Un exemple résolu
Compte du client MBUYI en mars : solde initial débiteur de 300 000 FC ; deux factures de vente de 580 000 FC et 1 160 000 FC ; un avoir accordé pour retour de 116 000 FC ; un règlement par chèque de 900 000 FC. Quel est le solde du compte à la fin du mois ?
- 1.Un client est un actif : sa dette envers nous augmente au débit, diminue au crédit.
- 2.Débit (ce qu'il doit) : 300 000 + 580 000 + 1 160 000 = 2 040 000 FC.
- 3.Crédit (ce qui réduit sa dette) : avoir 116 000 + règlement 900 000 = 1 016 000 FC.
- 4.Solde : 2 040 000 − 1 016 000 = 1 024 000 FC.
- 5.Le débit est plus fort : le solde est débiteur. Le client MBUYI doit encore 1 024 000 FC.
Réponse : Solde débiteur de 1 024 000 FC.
Les pièges à éviter
- Oublier le solde initial : le solde de clôture reprend le solde d'ouverture plus tous les mouvements de l'exercice.
- Ajouter un avoir au lieu de le retrancher : un avoir réduit la créance (client) ou la dette (fournisseur), comme un paiement.
- Additionner les deux colonnes de la balance : la balance ne cumule pas, elle vérifie que les deux totaux sont égaux. Compare soldes avec soldes, mouvements avec mouvements.
- Placer la balance avant le grand-livre : la balance est la liste des soldes des comptes, elle suppose que le grand-livre existe.
- Débiter un compte 28 à l'ouverture parce qu'il commence par 2 : les amortissements se créditent, ils diminuent les immobilisations.
À retenir
Pièce, journal, grand-livre, balance, états financiers ; et dans la balance, soldes débiteurs = soldes créditeurs.